Privacy

Wij zijn het Fonds voor Cultuurparticipatie, een van de zes rijkscultuurfondsen. Wij zetten ons dagelijks in voor actieve cultuurdeelname voor alle mensen in het Koninkrijk der Nederlanden. 

Als rijkscultuurfonds werken wij in opdracht van het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW). Wij geven subsidies en jagen innovatieve ontwikkelingen in de kunst- en cultuursector aan. Onze opdracht is erop gericht dat iedereen in het Koninkrijk der Nederlanden kan deelnemen aan kunst en cultuur, juist ook de mensen voor wie dit niet vanzelfsprekend is. 

Verwerking van persoonsgegevens 

Voor onze doelstelling en voor de behandeling van subsidieaanvragen verwerken wij persoonsgegevens. Of je nu een aanvrager, een geïnteresseerde volger, een relatie of bezoeker van de website bent. Jouw persoonlijke gegevens worden met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd.  

De Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Wij voldoen aan de nationale en Europese privacywet- en regelgeving. In deze privacyverklaring informeren wij je over hoe wij omgaan met je persoonsgegevens.  

Wat zijn persoonsgegevens?  

Persoonsgegevens zijn gegevens aan de hand waarvan jij herkenbaar bent. Bijvoorbeeld hoe je heet, waar je woont of hoe je eruitziet. Denk bijvoorbeeld aan je naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedatum maar ook een IP-adres of een cookie-identificatie.  

Welke persoonsgegevens wij verwerken 

Dit zijn de gegevens die wij van je vragen, ontvangen of die je zelf kunt toevoegen:   
voor- en achternaam, geslacht, e-mailadres, woonadres, telefoonnummer, opleidings- en carrièregegevens en gegevens uit het uittreksel van de Kamer van Koophandel. 

Deze gegevens verwerken wij voor zover die noodzakelijk zijn voor de beoordeling van en besluitvorming over de subsidieaanvraag. Deze gegevens kunnen worden opgevraagd van de hoofdaanvrager, mede-aanvragers, co-financiers, samenwerkingspartners, adviseurs, en het personeel dat voor een project wordt samengesteld (de ‘adviescommissie’). Daarnaast worden deze gegevens verwerkt voor een sollicitatieproces.  

In uitzonderlijke gevallen verwerken we bijzondere of strafrechtelijke persoonsgegevens. Dit doen we alleen als dat wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is, bijvoorbeeld bij subsidieprogramma’s die zich richten op specifieke doelgroepen.

Waarom mogen wij jouw persoonsgegevens verwerken?  

Stichting Fonds voor Cultuurparticipatie moet het gebruik van jouw persoonsgegevens kunnen baseren op wettelijke grondslagen. Deze grondslagen zijn: 

• Het uitvoeren van onze publieke taak: het verstrekken van subsidies. Om met een aanvrager een overeenkomst te sluiten, hebben we persoonsgegevens nodig. 

• Een gerechtvaardigd belang. In het kader van dit gerechtvaardigd belang vragen wij jouw naam, woonplaats, e-mailadres en adresgegevens. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt om jou als persoon te identificeren, je serviceberichten over jouw subsidieaanvraag te mailen en om je te benaderen voor onderzoek. Ook verwerken wij deze gegevens wanneer je een bezwaar, beroep, klacht of overig formeel verzoek (zoals een WOO-verzoek) instuurt.  

• Wet Open Overheid. Als overheidsinstantie moeten wij zo transparant mogelijk zijn over de wijze waarop wij onze taken uitvoeren. Daarom publiceren we op onze website kerngegevens over de gesubsidieerde projecten. Het gaat om de naam en locatie van de aanvrager, de titel van de aanvraag (het project), en de start- en einddatum van het project. Ook vermelden we binnen welke subsidieregeling het project is gesubsidieerd en voor welk bedrag. 

• Als jij toestemming geeft. Zo sturen wij jou alleen onze nieuwsbrief wanneer jij toestemming hebt gegeven.   

Tot slot zijn niet alle gegevens die wij verwerken herleidbaar naar jou. Voor onderzoek naar subsidieaanvragen, procedures en de afhandeling van formele verzoeken om de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen verbeteren, worden enquêteresultaten anoniem verwerkt.  

Bewaren van jouw persoonsgegevens  

De gegevens van afgewezen subsidie aanvragen bewaren wij 5 jaar. De gegevens van toegekende subsidie aanvragen bewaren wij 20 jaar. Daarna worden de dossiers overgebracht naar het Nationaal Archief, volgens de bewaartermijnen zoals benoemd in de Archiefwet.  
 
Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht of vanwege ons gerechtvaardigd belang. Zo verplicht fiscale wet- en regelgeving ons om bepaalde financiële gegevens 7 jaar lang te bewaren. Informatie van vragen of klachten wordt maximaal 2 jaar na afwikkeling daarvan bewaard. Voor documentatie betreffende WOO en/of AVG-verzoeken hanteren we een bewaartermijn van 5 jaar. Daarna worden de gegevens vernietigd. 

Beveiliging van jouw persoonsgegevens 

Wij maken gebruik van systemen en standaarden om je persoonsgegevens te beschermen. Deze systemen en standaarden passen wij regelmatig aan om te voldoen aan nieuwe regelgeving en ontwikkelingen. Naast technische beveiligingsmaatregelen zoals het versleutelen van persoonsgegevens en toegangscontroles op computersystemen, hebben medewerkers een geheimhoudingsplicht en wordt toegang tot persoonsgegevens alleen gegeven aan medewerkers die daartoe bevoegd zijn. 

Delen wij jouw persoonsgegevens? 

Wij zullen jouw persoonsgegevens niet aan derden geven zonder jouw toestemming, behalve als wij wettelijk verplicht zijn dit wel te doen.  

Er is een uitzondering. Zo zijn een aantal partijen betrokken bij de werkzaamheden van het Fonds voor Cultuurparticipatie. Denk bijvoorbeeld aan een andere overheidsinstantie, de Belastingdienst, een toezichthouder of een samenwerkingspartner. Dit zijn de zogenaamde ‘verwerkers’. Met deze verwerkers is een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin precies is omschreven welke persoonsgegevens voor welk doel mogen worden verwerkt. Voor de personen van wie persoonsgegevens worden verwerkt (de ‘betrokkenen’) geldt dat het Fonds voor Cultuurparticipatie altijd het aanspreekpunt is over de verwerking van persoonsgegevens.  

Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen 

Wil je jouw persoonsgegevens inzien, overdragen, veranderen of verwijderen? Je hebt de volgende rechten:   

• het recht om informatie op te vragen over de verwerkingen van je persoonsgegevens 

• het recht om je persoonsgegevens over te laten dragen aan een andere partij (dataportabiliteit)  

• het recht om je persoonsgegevens te wijzigen;  

• het recht om je toestemming in te trekken, als de verwerking op toestemming is gebaseerd 

• het recht om je gegevens te laten verwijderen als de gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verkregen of wanneer je je toestemming intrekt. Het recht om gegevens te laten verwijderen heb je niet altijd, er kunnen uitzonderingen van toepassing zijn;  

• en het recht op beperking van de verwerking. Dit betekent dat je het Fonds kan verzoeken om (tijdelijk) te stoppen met het gebruiken van jouw gegevens, zonder dat de gegevens direct verwijderd worden.  

Als je jouw persoonsgegevens wilt laten aanpassen of verwijderen, dan kan je contact met ons opnemen via avgofwooverzoek@cultuurparticipatie.nl (opent in nieuw tabblad). Om jouw identiteit te kunnen bevestigen, moet je jouw aanvraag vergezellen van een kopie van jouw geldig identiteitsbewijs.  

Wij handelen verzoeken in verband met deze rechten binnen één maand af, maar hebben het recht om dit naar 2 maanden te verlengen. Wanneer we dat doen, laten we dat op tijd aan je weten. Als er een reden is waarom we niet aan je verzoek kunnen voldoen, informeren we je daarover.  

Klachten over en bezwaar tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens 

Als je klachten hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, helpen we je graag verder. Ook heb je het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. Je kunt jouw klacht of bezwaar mailen naar  avgofwooverzoek@cultuurparticipatie.nl (opent in nieuw tabblad).  
 
Als we het niet eens worden over jouw klacht of bezwaar, kun je een klacht indienen bij onze Functionaris voor de Gegevensbescherming mevrouw mr. Els Doornhein (edoornhein@devos.nl (opent in nieuw tabblad)) en/of bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vind je meer informatie.  

Websites van derden  

Deze privacyverklaring is van toepassing op deze website. Dus niet op websites, apps en/of (sociale) mediaplatforms van anderen die naar onze website doorlinken of waarnaar wij op onze website verwijzen. Wij kunnen je niet garanderen dat deze andere websites, apps en/of platforms op een betrouwbare en veilige manier met jouw gegevens omgaan. We raden je daarom ook altijd aan om het privacybeleid van anderen goed door te nemen.  

Functionaris gegevensbescherming  

Om de naleving van de verplichtingen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming en het beleid van de Autoriteit Persoonsgegevens zoveel mogelijk te garanderen, is door het Fonds voor Cultuurparticipatie een externe Functionaris voor Gegevensbescherming aangesteld: mevrouw mr. Els Doornhein van De Vos & Partners Advocaten. Zij is te bereiken via edoornhein@devos.nl (opent in nieuw tabblad).