Vraag en antwoord

Vraag en antwoord Cultuureducatie met Kwaliteit 2017-2020

Begrippenlijst

Verantwoordingen Cultuureducatie met Kwaliteit 2017-2020

Wanneer moet de verantwoording worden ingediend?

Je moet jaarlijks vóór 1 juni de verantwoording over het voorgaande boekjaar indienen.

Wanneer wordt MijnFonds opengesteld voor het indienen van de jaarlijkse verantwoording?

Mijn Fonds wordt op een werkdag rond 1 februari opengesteld voor het indienen van de verantwoording. Het insturen van de verantwoording kan uiterlijk tot en met 31 mei.

Ik zie geen mogelijkheid om documenten te uploaden of het formulier te ondertekenen

Het formulier bestaat uit twee delen. Het eerste deel bevat de verschillende onderdelen die je voor de verantwoording moet invullen zoals de prestatiegegevens en de financiële gegevens. Het tweede deel bevat de mogelijkheid om documenten te uploaden en het formulier te ondertekenen. Het eerste deel moet eerst volledig ingevuld en verstuurd zijn voor je door kunt naar het tweede deel. Let er verder op dat het eerste deel niet meer gewijzigd kan worden nadat je op ‘definitief verzenden’ hebt geklikt. Je kan de twee delen hier alvast bekijken.

Wanneer kom ik in aanmerking voor dispensatie van het indienen van een accountantsverklaring?

Je kan dispensatie aanvragen voor het indienen van een accountantsverklaring voor het boekjaar 2019. Om voor dispensatie in aanmerking te komen dienen de verantwoordingen die over dit jaar en eerdere jaren zijn ingediend het Fonds vertrouwen te geven dat de projectadministratie voldoende inzichtelijk is en volgens de geldende normen is ingericht. Dit betekent in ieder geval dat dispensatie niet mogelijk is indien er over eerdere jaren een accountantsverklaring was met een oordeelonthouding of beperking. Of als het Fonds opmerkingen heeft gemaakt over de financiële verantwoording. Daarnaast dienen instellingen zich te houden aan de verplichting om wijzigingen tijdig te melden om voor dispensatie in aanmerking te komen. Aan het verlenen van dispensatie kunnen aanvullende verplichtingen worden verbonden. In ieder geval moet bij de verantwoording over 2020 alsnog een accountantscontrole worden uitgevoerd over de boekjaren waarvoor dispensatie is verkregen.

 

Hoe kan ik dispensatie aanvragen voor het indienen van een accountantsverklaring?

Dispensatie voor het indienen van de accountantsverklaring vraag je aan per boekjaar. Het dispensatieverzoek kan tegelijkertijd met de verantwoording worden geüpload. Dit verzoek moet ondertekend zijn door degene die hier volgens de KvK voor bevoegd is. In dit verzoek moet in ieder geval de regeling, de naam van de penvoerder, het jaartal waarover het verzoek gaat en natuurlijk het verzoek zelf staan.

 

Waar moet de verantwoording uit bestaan?

De verantwoording bestaat uit de onderstaande onderdelen:

  • Verantwoordingsformulier volledig ingevuld in Mijn Fonds.
  • Accountantscontrole; controleverklaring en een ondertekende uitdraai van de Samenvatting financiële gegevens uit Mijn Fonds, tenzij er dispensatie is verleend.
  • Inhoudelijk verslag.
  • Excel-lijst bereikte scholen, inclusief BRIN-nummers en jaar van eerste deelname.

 

Zijn de modellen uit het handboek verplicht?

Het handboek bevat modellen die (deels) onderdeel uitmaken van het formulier in Mijn Fonds en verplicht zijn.

De volgende modellen zijn verplicht:

  • Model financiële verantwoording, bijlage I.
  • Model verantwoording van prestatiegegevens, bijlage II.
  • Model kwantitatieve gegevens, bijlage III.
  • Model accountantsverklaring, nieuwe versie op de website.


Onderstaande modellen zijn ook opgenomen in het handboek maar zijn niet verplicht en dienen als handreiking.

  • Model 1 Urenstaat, bijlage V.
  • Model 2 Verklaring van tijdsbesteding, bijlage V.
  • Model 3 Totaaloverzicht bestede uren, bijlage V.

 

Is er een format voor het inhoudelijk verslag?

Er is geen apart format voor het inhoudelijk verslag. Het inhoudelijk verslag moet wel voldoen aan de volgende eisen:

  • Omvang van maximaal 5.000 woorden, oftewel circa. 10 pagina’s zonder illustraties.
  • Beschrijving van de gerealiseerde activiteiten en de samenwerking met de verschillende partijen (onderwijs, culturele instellingen, PABO en Kunstvakonderwijs) en een reflectie hierop.
  • Toelichting en reflectie op de (kwantitatieve) bereikcijfers en prestatiegegevens.
  • Toelichting op niet-bestede middelen.

 

Wat verwacht het Fonds van de reflectie in het inhoudelijk verslag?

De reflecties dienen antwoord te geven op vragen zoals:

  • Waar en waarom wijken de activiteiten en prestaties af van het oorspronkelijke plan?
  • Welke knelpunten en welke leermomenten zijn er?
  • Welke kansen en bedreigingen zijn er voor een succesvolle voortzetting van de activiteiten?
  • Welke aanpassingen of extra inspanningen zijn nodig om de voortgang te bevorderen, succes te waarborgen en risico’s het hoofd te bieden?

 

Hoe worden de coördinatiekosten berekend?

De coördinatiekosten worden op basis van een vast percentage van 7% van de totale lasten berekend, inclusief coördinatiekosten. Posten die onder deze categorie vallen hoeven niet nader verantwoord te worden.

De coördinatiekosten en daarmee ook de totale lasten worden als volgt berekend:
Activiteitenlasten + kosten voor kennisdeling + kosten voor monitoring en evaluatie + overige kosten = Totale lasten exclusief coördinatiekosten.

Totale lasten excl. coördinatiekosten (93%) + coördinatiekosten (7%) = Totale lasten (100%).

Welke informatie moet er worden aangeleverd over de bijdrage van scholen in gekapitaliseerde uren?

Een bijdrage van scholen in uren of geld is verplicht in de regeling. In de aanvraag heb je vermeld welke bijdrage van scholen je verwacht in de vorm van (gekapitaliseerde) uren. Je dient een reële inschatting te geven van deze bijdrage. Je kunt zelf de keuze maken om in uren of gekapitaliseerde uren te verantwoorden.

Wat zijn de vereisten wat betreft de Excel-lijst met scholen inclusief BRIN-nummers?

Voor de onderbouwing van het aantal bereikte PO-scholen vraagt het Fonds om een Excel-lijst bij te houden van de deelnemende scholen en deze mee te sturen met de jaarlijkse verantwoording.
SO, SBO en VSO scholen worden ook meegeteld maar (S)VO-scholen niet.

In de Excel-lijst moeten de volgende gegevens zijn opgenomen:

  • Schoolnamen
  • BRIN-nummers
  • Het eerste jaar waarin is deelgenomen en markeren van elk jaar waarin is deelgenomen.

 

Verder is het aanbevolen om ook aan te geven om wat voor school het gaat (BO, SO, SBO of VSO). Het Fonds gaat bij het bereik uit van BRIN-nummers van 4 tekens. Scholen, locaties of dependances waarbij de eerste 4 tekens van het BRIN-nummer hetzelfde zijn, worden maar één keer meegeteld, maar kunnen wel in de lijst worden opgenomen.

Is het format voor de Excel-lijst met bereikte scholen ook digitaal beschikbaar?

Ja, je vindt dit format via deze link: format Excel lijst bereikte scholen.

Welke wijzingen moet ik melden en wanneer moet ik dat doen?

Je hebt meldplicht voor alle significante wijzigingen die zich voordoen ten opzichte van het goedgekeurde projectplan. Daarvan is bijvoorbeeld sprake als de activiteiten niet of anders worden uitgevoerd. Wijzigingen moeten zo spoedig mogelijk gemeld worden aan jouw contactpersoon van het Fonds. Als achteraf blijkt dat er sprake is van een wezenlijke verandering die niet is gemeld, kan het Fonds de subsidie lager vaststellen of zelfs helemaal intrekken. In geval van twijfel kan een aanvrager contact opnemen met het Fonds om te bepalen of sprake is van een wezenlijke wijziging. Hier is in elk geval sprake van als minder activiteiten worden gerealiseerd dan afgesproken of er wijzigingen zijn ten aanzien van bepalende betrokkenen uit het team. Hier is in elk geval sprake van als minder activiteiten worden gerealiseerd dan afgesproken of er wijzigingen zijn ten aanzien van de directie of de projectleider.

Er is bijvoorbeeld sprake van een wijzigingsverzoek als:

  • activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt niet of anders worden uitgevoerd.
  • de geleverde prestaties met meer dan 25% afwijken van de prestatieafspraak.
  • de financiële realisatie met meer dan 25% afwijkt van de begroting.
  • er sprake is van aanzienlijke artistieke of zakelijke wijziging, zoals een wisseling van projectleider of een fusie.


Voor wijzingen ten opzichte van de prestatieafspraak of de begroting geldt dat de afwijking van maximaal 25% niet voor ieder afzonderlijk boekjaar wordt berekend, maar voor de volledige subsidieperiode van vier jaar. Daarbij geldt dat we in beginsel kijken naar de afzonderlijke regels van de prestatieafspraak of begroting met uitzondering van begrotingsposten die over het totaal van vier jaar niet meer dan € 10.000,- bedragen.

Neem bij twijfel of er sprake is van een wezenlijke wijziging, altijd contact op met het Fonds.

Regelingspecifieke vragen

Wat wordt bedoeld met de principes van een creative commonslicenties ‘Naamsvermelding 4.0 Internationaal’ zoals in de regeling staat?

Hiermee referen we naar de licentie zoals op deze pagina uitgelegd: https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/deed.nl 

Meest gelezen