Vraag en antwoord

Vraag en antwoord Cultuureducatie met Kwaliteit 2017-2020

Begrippenlijst

Verantwoordingen Cultuureducatie met Kwaliteit 2017-2020

Wanneer moet de verantwoording worden ingediend?

Je moet jaarlijks voor 1 juni de verantwoording over het voorgaande boekjaar indienen.

Wanneer wordt MijnFonds opengesteld voor het indienen van de jaarlijkse verantwoording?

MijnFonds wordt ieder jaar rond februari opengesteld voor het indienen van de verantwoording. Je hebt dan tot 1 juni de tijd om het verantwoordingsformulier in te vullen en voorzien van alle bijlagen in te sturen.

Zijn de modellen uit het handboek verplicht?

Het model voor de financiële verantwoording, zoals opgenomen in bijlage I van het handboek, en de modellen voor de prestatiegegevens, zoals opgenomen in bijlage II en III van het handboek, zijn verplicht. Deze modellen zijn ook opgenomen in het door jou in te vullen formulier in MijnFonds. De modellen voor de urenregistratie, zoals opgenomen in bijlage V zijn bedoeld als handreiking.

Is er een format voor het inhoudelijk verslag?

In hoofdstuk vier van het handboek staat welke informatie het inhoudelijk verslag moet bevatten. Er is geen apart format voor het inhoudelijk verslag.

Hoe worden de coördinatiekosten berekend?

De coördinatiekosten worden op basis van een vast percentage van 7% van de totale lasten bepaald. Posten die onder deze categorie vallen hoeven niet nader verantwoord te worden.

Welke informatie moet er worden aangeleverd over de bijdrage van scholen in gekapitaliseerde uren?

In de aanvraag heb je gemeld welke bijdrage van scholen je verwacht in de vorm van (gekapitaliseerde) uren. Bij de verantwoording geef je aan welke bijdrage van scholen in (gekapitaliseerde) uren je daadwerkelijk hebt gerealiseerd. Daarbij geef je aan waar deze uren aan zijn besteed. Een eenvoudige wijze om deze gegevens te verzamelen is om de scholen of leerkrachten te vragen om een urenregistratie in te vullen en de registraties te verzamelen en te totaliseren in het model voor de verantwoording.

Hoe gaat het fonds om met de BRIN-nummers die worden gevraagd ter onderbouwing van de bereikte cijfers.

Voor de onderbouwing van de prestatiegegevens voor het bereikte aantal scholen vraagt het Fonds om een lijst bij te houden van de deelnemende scholen en deze mee te sturen met de jaarlijkse verantwoording. In de lijst dienen zowel de namen als de BRIN-nummers van de scholen te worden opgenomen. Als meerdere SCHOLEN gebruik maken van hetzelfde BRIN-nummer vul je hetzelfde BRIN-nummer in bij meerdere schoolnamen. Dependances gelden echter niet als afzonderlijke scholen.

Welke criteria hanteert het Fonds voor het toekennen van dispensatie voor de controleverklaring van de account?

Om voor dispensatie in aanmerking te komen dienen de verantwoordingen die over eerdere jaren zijn ingediend het Fonds vertrouwen te geven dat de projectadministratie voldoende inzichtelijk is en volgens de geldende normen is ingericht. Dit betekent in ieder geval dat dispensatie niet mogelijk is indien u over eerdere jaren een accountantsverklaring had met een oordeelonthouding of beperking, of als het Fonds opmerkingen heeft gemaakt over de inzichtelijkheid van de verantwoording.

Daarnaast dienen instellingen zich te houden aan de verplichting om wijzigingen tijdig te melden om voor dispensatie in aanmerking te komen. Als uit eerdere verantwoordingen blijkt dat wijzigingen niet tijdig worden gemeld, kan een instelling niet voor dispensatie in aanmerking komen. Aan het verlenen van dispensatie kunnen aanvullende verplichtingen worden verbonden. In ieder geval zal verplichting worden verbonden om over het jaar waarvoor dispensatie is aangevraagd wel een verantwoording in te dienen, maar zonder controleverklaring, en om op een later moment alsnog een controle te laten uitvoeren over het betreffende boekjaar.

Welke wijzingen moet ik melden en wanneer moet ik dat doen?

“Veranderingen die wezenlijk zijn voor de subsidiëring moeten zo spoedig mogelijk worden gemeld.”


Daarvan is bijvoorbeeld sprake als:

  • activiteiten waarvoor de subsidie is verstrekt niet of anders worden uitgevoerd
  • de geleverde prestaties met meer dan 25% afwijken van de prestatieafspraak
  • de financiële realisatie met meer dan 25% afwijkt van de begroting
  • er sprake is van aanzienlijke artistieke of zakelijke wijziging, zoals een wisseling van projectleider of een fusie.


Voor wijzingen ten opzichte van de prestatieafspraak of de begroting geldt dat de afwijking van maximaal 25% niet voor ieder afzonderlijk boekjaar wordt berekend, maar voor de volledige subsidieperiode van vier jaar. Daarbij geldt dat we in beginsel kijken naar de afzonderlijke regels van de prestatieafspraak of begroting met uitzondering van begrotingsposten die over het totaal van vier jaar niet meer dan € 10.000,- bedragen.

Neem bij twijfel of er sprake is van een wezenlijke wijziging, contact op met het Fonds.

Meest gelezen