Vraag en antwoord

Vraag en antwoord Cultuureducatie met Kwaliteit 2013-2016

Algemeen

Wat is Cultuureducatie met Kwaliteit?

Het cultuuronderwijs op de basisschool krijgt een nieuwe impuls. Scholen en culturele instellingen slaan de handen ineen om leerlingen mee te nemen in de wereld van bijvoorbeeld muziek, theater, dans of cultureel erfgoed. Samen ontwikkelen ze doorlopende leerlijnen, bevorderen ze de deskundigheid van leraren en verankeren ze het cultuuronderwijs in het curriculum van de school. In alle provincies komen projecten van de grond. Al meer dan 2.500 basisscholen zijn bij een van deze projecten betrokken. Dit aantal loopt op tot ruim 4000 scholen in 2016. Dit nieuwe elan komt voort uit het programma Cultuureducatie met Kwaliteit. 

In de periode 2013-2016 subsidieert het programma 54 regionale programma’s door het hele land. In de projecten werken de scholen samen met culturele instellingen en worden ze ondersteund door de gemeente, de provincie en de PO-raad. Al deze partijen willen het cultuuronderwijs in Nederland bevorderen.

Wat is het doel van het programma Cultuureducatie met Kwaliteit?

Doel van Cultuureducatie met Kwaliteit is om door middel van een landelijk samenhangende aanpak de kwaliteit van cultuureducatie in het primair onderwijs te borgen. Een belangrijk instrument voor het Fonds om dit doel te bereik is de Matchingsregeling i.s.m. gemeenten en provincies. 

Het programma Cultuureducatie met Kwaliteit:

  • maakt het mogelijk te beoordelen of de kerndoelen voor het leergebied kunstzinnige oriëntatie bereikt zijn;
  • stimuleert het werken met een doorgaande leerlijn voor cultuureducatie;
  • stimuleert leraren om hun capaciteiten op het gebied van cultuureducatie te onderhouden en te verdiepen;
  • stimuleert culturele instellingen beleid te voeren dat gericht is op educatie en participatie van de jeugd, en aanbod voor scholen te ontwikkelen dat is afgestemd op de kerndoelen voor het leergebied kunstzinnige oriëntatie.

 

Wat houdt het flankerend beleid van Cultuureducatie met Kwaliteit in?

Om cultuureducatie duurzaam te verankeren in het onderwijs subsidieert het Fonds voor Cultuurparticipatie projecten die het programma Cultuureducatie met Kwaliteit als geheel ondersteunen.

Het flankerend beleid binnen Cultuureducatie met Kwaliteit bestaat uit:

Regeling flankerende projecten 

Het Fonds heeft verschillende regelingen gehad voor Flankerende projecten. De meest recente is de regeling Professionalisering Cultuuronderwijs PO

Kinderen Maken Muziek

In samenwerking met het Oranjefonds: muziekeducatieve projecten voor kinderen van 8 tot 14 jaar. 

VMBO

Stimulering cultuureducatie in het VMBO in samenwerking met het Prins Bernard Cultuurfonds: regeling voor cultuureducatieve projecten voor leerlingen op het VMBO. 

Kun je als aanvrager binnen de matchingsregeling Cultuureducatie met Kwaliteit ook nog een aanvraag doen binnen het flankerend beleid?

Wanneer het activiteiten betreft die niet reeds ondersteund zijn vanuit de matchingsregeling, maar nieuwe, andere activiteiten, dan kan hiervoor een aanvraag ingediend worden bij één van de andere regelingen van het Fonds.

Wat verwacht het Fonds van de centrale aanvrager?

Het Fonds verwacht van de centrale aanvrager dat deze:

  • Goed op de hoogte is van de ontwikkelingen binnen de activiteiten en in de gaten houdt dat de subsidievoorwaarden worden nageleefd
  • Lokaal/regionaal aandacht en draagvlak genereert voor de regeling en de activiteiten die daaronder vallen;
  • Deelneemt aan de activiteiten die door het Fonds worden georganiseerd in het kader van monitoring, evaluatie en kennisdeling en de achterban hierover informeert;
  • Verbindingen zoekt met andere deelnemers aan de regeling en daarbuiten, zowel lokaal/regionaal als landelijk.

Monitoring en evaluatie

Wat houdt de monitoring en evaluatie (moneva) van Cultuureducatie met Kwaliteit precies in?

Alle deelnemende instellingen hebben een plan van aanpak ontwikkeld voor de monitoring en evaluatie van hun activiteiten. Naast de monitoring en evaluatie (moneva) van de eigen activiteiten is er een traject voor de landelijke monitoring en evaluatie van de regeling door het fonds. De hoofdpunten van het landelijke monitor- en evaluatietraject zijn te lezen in het tweede document.

- Monitoring en evaluatie van activiteiten door aanvragers: een korte handreiking (PDF)

- Hoofdlijnen landelijke monitoring en evaluatie van de matchingsregeling (PDF)

Wat wordt er van instellingen verwacht binnen de landelijke monitoring en evaluatie?

Voor aanvragers kan het nuttig zijn ter inspiratie bij de monitoring en evaluatie van hun eigen lokale en regionale activiteiten. Op verzoek van en in overleg met het Fonds heeft het LKCA een landelijk evaluatiekader ontwikkeld dat richting, structuur en inhoud geeft aan de evaluatie van de matchingsregeling door het Fonds en zijn bestuurlijke partners (OCW, provincies en gemeenten). Aanvragers beslissen zelf of en zo ja hoe ze gebruik maken van dit landelijke evaluatiekader voor hun eigen evaluatie.

De landelijke monitoring en evaluatie bestaat uit de volgende onderdelen, waaraan de deelnemers van de regeling geacht worden een bijdrage te leveren:

  • relatiebeheer en voortgangsgesprekken;
  • een analyse van de jaarlijkse verantwoordingen;
  • het opstellen van evaluatiecriteria aan de hand waarvan getoetst kan worden of de regeling effectief is (geweest);
  • een tussentijdse evaluatie begin 2015;
  • een eindevaluatie in 2016;
  • het organiseren van conferenties in juni en december;
  • onderzoek (waar nodig)
Waartoe dienen de voortgangsgesprekken met het Fonds en wat staat er op de agenda?

De gesprekken dienen in de eerste plaats om kennis en informatie uit te wisselen en verbanden te leggen tussen lokale, regionale en landelijke activiteiten. Het Fonds is naast een financiële partner ook graag een inhoudelijke partner binnen de gemeenten en provincies die aan de regeling deelnemen. Zaken die in de gesprekken aan bod zullen komen, zijn: hoe verlopen de activiteiten; welke ervaringen worden opgedaan waarmee andere partijen hun winst kunnen doen; waar kunnen verbindingen gelegd worden met andere initiatieven; waar dreigen knelpunten te ontstaan en hoe kunnen deze worden opgelost; en waar kan het Fonds eventueel bijdragen aan verbeteringen.

Verantwoording: Algemeen

Waar bestaat de jaarlijkse verantwoording uit?

De verantwoording bestaat uit:

1. het invullen van het AIMS-verantwoordingsformulier én
2. een controleverklaring van de accountant én
3. een inhoudelijke en financiële onderbouwing. Dit mag als volgt:
a) Door het aanleveren van het bestuursverslag en de jaarrekening van de centrale aanvrager waarin het programma Cultuureducatie met Kwaliteit expliciet inhoudelijk en financieel wordt toegelicht. Model I, de staat van baten en lasten, van de leidraad komt herkenbaar terug in de jaarrekening
b) Door het aanleveren van een projectverslag Cultuureducatie met Kwaliteit en een door de accountant gecontroleerde staat van baten en lasten, model I.

Wat is het verschil tussen de verantwoording en de monitoring en evaluatie?

De verantwoording dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. Ook wordt nagegaan of aan de eisen uit wetgeving is voldaan en of de subsidievoorwaarden zijn nageleefd (rechtmatigheid).

De eigen monitoring en evaluatie van de centrale aanvragers richt zich op het volgen, bijstellen en beoordelen van de opbrengsten van de eigen activiteiten.
De landelijke monitoring en evaluatie die het Fonds en het Landelijk Kennisinstituut voor Cultuureducatie en Amateurkunst samen zullen vormgeven en uitvoeren richt zich op de uitvoering, resultaten en effecten van de regeling. Onderdeel hiervan is ook de tussentijdse evaluatie.

Wordt er jaarlijks afgerekend op basis van de verantwoording of gebeurt afrekening aan het einde van de periode van vier jaar?

De afrekening vindt plaatst aan het einde van de periode, dus vanaf 1 januari 2017. Indien uit de jaarlijkse verantwoording blijkt dat er grote verschillen zijn opgetreden ten opzichte van de voorgenomen plannen, kan dit voor het Fonds wel reden zijn om de hoogte van de subsidie tussentijds bij te stellen. Maar de definitieve vaststelling gebeurt over de gehele periode.

Hoe stel je de verantwoording over een kalenderjaar op wanneer de activiteiten over schooljaren lopen?

Maak een knip per 1 januari van het nieuwe jaar en benoem de verschillende onderdelen (financiën, prestatiegegevens, activiteiten) zo goed mogelijk. Blijken de gegevens aan het eind van het schooljaar (fundamenteel) af te wijken, stuur deze gegevens dan na.

Is er een handreiking voor het controleren van de verantwoording?

De Leidraad verantwoording is hierop uitgebreid.

Wat is de status van de jaarlijkse verantwoording?

Uw verantwoording dient om na te gaan of de subsidie is besteed aan het doel waarvoor deze is verstrekt. De verantwoording kan aanleiding geven tot een tussentijdse bijstelling van de subsidie.

Welke status hebben de bereikcijfers en de financiële gegevens die de instellingen in het kader van de aanvraag hebben ingediend?

Deze gegevens zijn leidend voor de jaarlijkse verantwoording. Instellingen dienen afwijkingen hiervan te motiveren. 

Moet je activiteiten voor het voortgezet onderwijs en/of buitenschools opnemen in model II van het prestatieoverzicht?

Nee, model II gaat alleen over binnenschoolse activiteiten in het primair onderwijs. De aantallen die hierop worden ingevuld, worden gelegd naast de aantallen die in de aanvraag zijn opgenomen. Gegevens over activiteiten in het voortgezet onderwijs of buitenschools (dit zijn voor- en naschoolse activiteiten, inclusief activiteiten in samenwerking met de kinderopvang) kunnen worden opgenomen in het kwalitatieve deel van de verantwoording.

Moet ik ieder jaar een nieuwe adhesieverklaring aanleveren?

Nee. Als er echter sprake is van indirecte matching moet de matchende gemeente of provincie een verklaring opstellen dat aan de hoogte van de matching is voldaan en aangeven uit welke exacte bedragen de indirecte matching bestaat.

Verantwoording: Wijzigingen

Hoe geef ik wijzigingen door?

Indien de inhoudelijke of financiële wijzigingen onder 25% blijven, kan dit per mail voorgelegd worden aan de eigen contactpersoon bij het Fonds. Indien wijzigingen boven 25% komen dient hiervoor binnen een redelijke termijn schriftelijk per post toestemming gevraagd te worden aan de directeur-bestuurder van het Fonds, die hierop schriftelijk per post zal reageren.

Een verzoek tot overhevelen van middelen naar een volgend kalenderjaar of volgende kalenderjaren dient altijd schriftelijk per post bij het Fonds ingediend te worden. Lees voor meer informatie over het overhevelen van middelen de antwoorden op de volgende twee vragen.

Wanneer ik de begrootte middelen niet geheel kan besteden in een jaar, mag ik die dan overhevelen naar een volgend jaar?

Ja, middelen kunnen in de vorm van een bestemmingsfonds worden gereserveerd voor het daaropvolgende jaar/de daaropvolgende jaren, mits het Fonds hiervoor toestemming gegeven heeft. De bijdrage van het Fonds wordt niet aan deze wijziging aangepast: de toegezegde subsidie wordt per kwartaal in vaste bedragen naar de centrale aanvrager overgemaakt. Het Fonds adviseert de centrale aanvragers er rekening mee te houden dat het geld van het Fonds over vier jaar beschikt is en doorschuiven binnen die vier jaar daarom mogelijk is, maar dat gemeenten of provincies over het algemeen per jaar beschikken. Om de bijdrage van de gemeente of provincie volledig in te kunnen zetten is het daarom verstandig deze in ieder geval elk kalender jaar te besteden. Het Fonds zal pas aan het eind van de vier jaar kijken of de totale bijdrage van het Fonds door de gemeente of provincie gematcht is met minimaal eenzelfde bedrag.

Ik wil subsidie overhevelen naar een volgend kalenderjaar. Welke documenten moet ik daarvoor aanleveren?

Een verzoek tot het overhevelen van middelen naar een volgend kalenderjaar of volgende kalenderjaren dient altijd schriftelijk per post bij het Fonds voor Cultuurparticipatie ingediend te worden. Dit verzoek dient vergezeld te gaan van een financieel overzicht waarin duidelijk wordt gemaakt wat de oude begroting was, welke posten wijzigen en wat de nieuwe begroting wordt. Het financieel overzicht dient vergelijkbaar te zijn met de laatst goedkeurde begroting. Het verzoek tot het overhevelen van middelen dient inhoudelijk te worden gemotiveerd.

Door mijn bestemmingsreserve zijn de kosten voor het jaar waarin ik minder besteed: voor coördinatie >7% / monitoring en evaluatie 10%. Is dit een probleem?

Het Fonds zal bij de afrekening over de gehele periode van vier jaar controleren of:

· de totale kosten voor de coördinatie niet meer dan 7% zijn;

· de totale kosten voor de monitoring en evaluatie minimaal 2% van het totaal bevatten; en

· er niet meer dan 10% van het budget is ingezet voor activiteiten die zich in het voortgezet onderwijs en/of buitenschools afspelen.

Het is dus geen probleem als deze kosten in een jaar te hoog of te laag uitvallen, mits dit gecompenseerd wordt in de overige jaren.

Mogen middelen ook worden doorgeschoven naar 2017, aangezien het schooljaar doorloopt na afloop van deze beleidsperiode?

De matchingsregeling Cultuureducatie met Kwaliteit loopt van 1 januari 2013 t/m 31 december 2016. Op 1 juni 2017 ontvangen we de eindverantwoordingen over deze subsidies. Omdat veel Cultuureducatie met Kwaliteit projecten gestart zijn in het schooljaar 2013-2014, hebben de meeste eind 2016 een projectresultaat / bestemmingsfonds. Deze middelen mogen in 2017 ingezet worden, tot een maximum van 12,5% van het subsidiebedrag, om het schooljaar af te ronden. Hiervoor dienen de CMK partners een bestemmingsreserve CMK 2013-2016 te vormen. In het inhoudelijk verslag wordt toegelicht aan welke activiteiten deze middelen worden besteed.

De bedragen per doelstellingen wijzigen, maar de totale kosten blijven nagenoeg ongewijzigd. Hoe gaat het Fonds daarmee om?

Gemotiveerd afwijken mag altijd. Het Fonds rekent pas in 2017 af over de hele periode 2013-2016. Er is een formele meldingsplicht voor wijzigingen van 25% of meer t.o.v. het plan. Het Fonds wordt via de vaste contactpersoon graag op de hoogte gehouden van relevante wijzigingen.

De posten in de huidige meerjarenbegroting komen niet overeen met de praktijk. Kunnen we die posten wijzigen of terugbrengen naar een kleiner aantal?

Overleg dit met uw contactpersoon bij het FCP. Dien vervolgens een verzoek in tot wijziging van de begroting.

Mogen overgebleven middelen ook ingezet worden in 2017?

De matchingsregeling Cultuureducatie met Kwaliteit loopt van 1 januari 2013 t/m 31 december 2016. Op 1 juni 2017 ontvangen we de eindverantwoordingen over deze subsidies. Omdat veel Cultuureducatie met Kwaliteit projecten gestart zijn in het schooljaar 2013-2014, hebben de meeste eind 2016 een projectresultaat / bestemmingsfonds. Deze middelen mogen in 2017 ingezet worden, tot een maximum van 12,5% van het subsidiebedrag, om het schooljaar af te ronden. Hiervoor dienen de CMK partners een bestemmingsreserve CMK 2013-2016 te vormen. In het inhoudelijk verslag wordt toegelicht aan welke activiteiten deze middelen worden besteed.

Verantwoording: Financieel

De deadline van de verantwoording is 1 juni, wat moeten we doen als onze jaarrekening dan nog niet gereed is?

Het Fonds geeft er de voorkeur aan dat de projectverantwoording onderdeel is van de jaarrekening. Indien dit niet kan of lastig is, kan de centrale aanvrager er ook voor kiezen om een aparte verantwoording te maken, voorzien van een controleverklaring van de accountant. Deze verantwoording dient uiterlijk 1 juni te zijn ingediend bij het Fonds voor Cultuurparticipatie.

Hoe moet de inbreng van de scholen financieel verantwoord worden?

De financiële bijdrage van scholen in geld komt, wanneer deze via de centrale aanvrager loopt, terug op de jaarrekening.
De inbreng van de scholen in uren kan in het kwalitatieve gedeelte van de verantwoording toegelicht worden. Neem in het verslag een toelichting op over hoeveel uren de directeuren hebben verklaard aan het project te hebben besteed (buiten de reguliere lesuren).

Als input hiervoor is een verklaring van de directie van de school voldoende, waarin hij aangeeft hoeveel uur er door de leerkracht ingezet is aan uren bovenop de reguliere lesuren, bijvoorbeeld voor coaching, bijscholing en monitoring en evaluatie. Onder reguliere lesuren verstaan wij de inzet van de leerkracht tijdens de les in de klas en de lesvoorbereidingen. Deze uren worden niet meegerekend bij het bepalen van de bijdrage van de scholen.

Op welke manier moet over indirecte matching via een partnerinstellingen verantwoording worden afgelegd?

De gemeente of provincie is als matchingspartner van het Fonds verantwoordelijk voor de bewijslast van de matching. In het geval van indirecte matching dient daarom bij de verantwoording door de centrale aanvrager een adhesieverklaring te zijn opgenomen waarin de wethouder/gedeputeerde van de gemeente/provincie verklaart op welke manier de matching tot stand is gekomen. Het Fonds heeft een voorbeeld voor deze verklaring gemaakt, waarvan gebruik gemaakt mag worden. Het Fonds zal de gemeente of provincie (nogmaals) wijzen op deze verplichting, de centrale aanvrager dient ervoor te zorgen dat de verklaring bij de verantwoording is bijgevoegd. 

Indien er geen sprake is van indirecte matching, hoeft de gemeente of provincie geen adhesieverklaring toe te voegen. De verklaring die bij de aanvraag is bijgevoegd volstaat dan. Voor alle duidelijkheid, de indirecte matching maakt geen onderdeel uit van de financiële verantwoording, de inhoudelijke verantwoording van de activiteiten en prestaties via indirecte matching zijn wel een integraal onderdeel van het bestuursverslag waarin wordt ingegaan op de activiteiten en prestaties. 

Hoe moeten we in de activiteitslasten het onderscheid maken tussen personeelslasten en materiële lasten wanneer een partnerinstellingen dit niet administreert?

Op het standaard begrotingsformulier bij de aanvraag is bij de activiteitenlasten onderscheid gemaakt tussen personeelslasten en materiële lasten. Het Fonds geeft er de voorkeur aan dat in de verantwoording dit onderscheid ook gehanteerd wordt. In de praktijk blijkt  dit voor sommige centrale aanvragers ondoenlijk, omdat de partnerinstellingen niet gewend zijn de lasten op deze manier te administreren.  In deze gevallen kan voor het splitsen van personele lasten en materiaalkosten voor het invullen van de verantwoording gebruik gemaakt worden van een verdeelsleutel. Per doel van de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit is aangegeven hoe de onderverdeling van de kosten in personele en materiële kosten gestalte kan krijgen: 

Ontwikkeling, verdieping en vernieuwing van doorlopende leerlijnen

  • de vernieuwing van het curriculum, de implementatie, de coaching en de ontwikkeling van activiteiten/producten: 100% personele kosten 
  • de productie en de uitvoering van alle activiteiten voor en met leerlingen: 80% materiële kosten en 20% personele kosten

 

Vakinhoudelijke deskundigheid (cursussen, studiedagen etc.)

  • de ontwikkeling van scholingsaanbod: 100% personele koste
  • de uitvoering van scholingsaanbod: 80% personele kosten, 20% materiële kosten

 

Relatie scholen en culturele omgeving

  • bijeenkomsten, netwerken, overleggen, die de relatie school en omgeving versterken, maar ook de implementatie van de samenwerking (het traject) tussen de school en een culturele instelling: 80% personele kosten
  • uitvoering van activiteiten die hier uit voortvloeien: 20% materiële kosten
  • Instrument om de culturele ontwikkeling van leerlingen te volgen
  • de ontwikkeling van het instrument: 100% personele kosten
  • de uitvoering / toepassing ervan: later nog te bepalen
Waarom en hoe moeten we aangeven welke dienstverbanden het ingezette personeel heeft?

OCW heeft het Fonds opdracht gegeven inzichtelijk te maken hoeveel mensen op welke manier werkzaam zijn binnen de gesubsidieerde activiteiten, omdat zij aan de hand hiervan kunnen bepalen welk effect de inzet van de rijksmiddelen heeft op de maatschappij. Om de lastendruk te verlagen, is het voldoende om de aard van de dienstverbanden van de centrale aanvrager op te nemen. Deze kunnen worden bepaald naar rato van de opbouw van het personeelsbestand.

Mogen de kosten die de algemeen coördinator maakt voor het uitvoeren van activiteiten in de klas of deskundigheidsbevordering bij de activiteitenlasten rekenen?

Deze kosten mogen onder de activiteitenlasten gerekend worden. Niet de functie van de medewerker staat centraal, maar de aard van de activiteiten die wordt uitgevoerd.

Wij huren mensen in voor het uitvoeren van de onderwijsactiviteiten. Moet ik hierover BTW rekenen?

Of er BTW berekend wordt is afhankelijk van de dienst die je verleend. Meer informatie is te vinden op www.crkbo.nl en www.belastingdienst.nl. Bij twijfel kan uw accountant of uw fiscalist u adviseren. Indien BTW berekend dient te worden en de centrale aanvrager is vrijgesteld van BTW, wordt de BTW meegenomen in de kostenverantwoording.

Waarom zijn de verantwoordingsmodellen in de leidraad eenvoudiger dan de begroting van het aanvraagformulier?

De modellen in de leidraad zijn een vereenvoudiging van het in te vullen formulier. Dit formulier zal in AIMS worden klaargezet. De centrale aanvragers krijgen een e-mail zodra het beschikbaar is. In AIMS wordt een formulier gemaakt dat aansluit bij de begroting uit de aanvraag. Voor de centrale aanvrager geldt dat de begroting zoals ingediend het uitgangspunt is. De verantwoording wordt ingevuld aan de hand van de indeling die in de begroting is gehanteerd.

In het formulier in AIMS is ook ruimte ingebouwd om een aangepaste begroting in te vullen voor de volgende jaren. Het Fonds zal deze beoordelen en de centrale aanvrager op de hoogte brengen of de eventuele wijzingen ten opzichte van eerdere begrotingen akkoord zijn.

Zijn er standaard tarieven die de centrale aanvrager en de partnerinstellingen moeten hanteren voor de inzet van personeel of materiaal?

Het Fonds heeft hier geen standaarden voor vastgesteld. Uitgangspunt is het tarief dat is opgenomen in de goedgekeurde begroting. Voor de personele inzet is het van belang dat er een goede urenregistratie is.

Mogen overgebleven middelen ook ingezet worden in 2017?

De matchingsregeling Cultuureducatie met Kwaliteit loopt van 1 januari 2013 t/m 31 december 2016. Op 1 juni 2017 ontvangen we de eindverantwoordingen over deze subsidies. Omdat veel Cultuureducatie met Kwaliteit projecten gestart zijn in het schooljaar 2013-2014, hebben de meeste eind 2016 een projectresultaat / bestemmingsfonds. Deze middelen mogen in 2017 ingezet worden, tot een maximum van 12,5% van het subsidiebedrag, om het schooljaar af te ronden. Hiervoor dienen de CMK partners een bestemmingsreserve CMK 2013-2016 te vormen. In het inhoudelijk verslag wordt toegelicht aan welke activiteiten deze middelen worden besteed.

Ik heb de ontvangen middelen niet in zijn geheel besteed. Hoe maak ik dit inzichtelijk in de jaarverantwoording?

Niet bestede middelen worden bij voorkeur toegevoegd aan een bestemmingsfonds (met herkenbare naam, bijvoorbeeld FCP of CMK). Een andere werkwijze is toegestaan, mits in een toelichting in de jaarrekening wordt aangetoond dat de gegevens in de jaarrekening en AIMS op elkaar aansluiten. In het verantwoordingsformulier zal vanaf 2014 een veld niet bestede middelen worden opgenomen. Dit bedrag wordt automatisch berekend. Bij afwijkingen in de automatische berekening – bijvoorbeeld door indirecte matching – licht de deelnemer deze afwijkingen toe.

Hoe kan een penvoerder de niet bestede middelen van een partner inzichtelijk maken?

De centrale aanvrager vraagt een verklaring van het bestuur van de partner waarin het bestuur aangeeft hoeveel subsidie niet is besteed.

Hoe moet ik de ureninzet van projectmedewerkers bijhouden?

Het kan op twee manieren:
1) door middel van urenregistatie of
2) Een urenafrekening/percentage van fte die is gebaseerd op de meest recente vastgestelde begroting voor het project (voorcalculatie), met een verklaring van het bestuur.
Welke aanpak u ook kiest, overleg hierover met uw accountant.

De coördinatiekosten zijn hoger dan 7%, hoe ga ik hiermee om in de praktijk?

Het kan voorkomen dat in het ene jaar de coördinatiekosten hoger uitvallen dan 7 procent. Ion dat geval dient dit percentage in de opvolgende jaren worden bijgetrokken. Het Fonds rekent pas in 2017 af over de hele periode 2013-2016.

Welke kosten vallen onder coördinatiekosten?

Onder coördinatiekosten vallen alle personele en materiële kosten die samenhangen met het beheer van de bij de activiteiten betrokken organisaties (overheadlasten) bijvoorbeeld: een algemeen coördinator, de accountant, een administratief medewerker, kantoorkosten, de huur van vergaderruimten, portokosten.

Waarover wordt het percentage coördinatiekosten en kosten monitoring en evaluatie berekend?

Dit percentage wordt berekend over de totale gerealiseerde lasten.

Hoe ga ik om met de BTW-verplichting die de culturele partners hebben?

Het FCP kan hierin geen helderheid geven. Er is geen afspraak te maken voor deze regeling. Het FCP adviseert om hierover advies in te winnen bij een fiscalist.

Verantwoording: Samenwerkingspartners en overheden

Hanteren gemeenten en provincies dezelfde verantwoording voor de matchingsgelden?

Centrale aanvragers hebben te maken met twee verschillende verantwoordingen: die van de gemeente/provincie en die van het Fonds. Gezien de uiteenlopende wijze van subsidieverlening is er niet één model mogelijk.

De centrale aanvrager heeft zowel een subsidierelatie met de gemeente of provincie als met het Fonds. Hoe stem je de verantwoording bij beide op elkaar af en wie is verantwoordelijk voor eventuele sancties?

De verantwoording bestaat uit een financieel en een inhoudelijk deel. Het financiële deel gaat ook naar de gemeente of provincie. Daarom heeft het Fonds de deadline voor de jaarlijkse verantwoording laat in het jaar, namelijk op 1 juni, gesteld. Bij de inhoudelijke verantwoording gaat het om de vraag of het subsidiegeld is besteed aan activiteiten die in het plan zijn opgenomen en waarom er eventueel is afgeweken van het plan.

Is er een format van een adhesieverklaring van de gemeente of provincie bij indirecte matching?

Het Fonds heeft een standaardtekst opgesteld voor de adhesieverklaring van een gemeente of provincie bij de jaarlijkse verantwoording.Deze adhesieverklaring dient bij de verantwoording te worden bijgevoegd wanneer de matching tot stand komt via indirecte matching. De tekst van de adhesieverklaring geldt als een richtlijn: afhankelijk van de lokale of provinciale situatie kunnen gemeenten en provincies er naar eigen inzicht elementen aan toevoegen. U kunt de tekst hier downloaden.

Hoe beschik je als centrale aanvrager over de juiste gegevens voor de verantwoording wanneer je niet de uitvoerder van de activiteiten ben?

Het is aan te raden de afspraken met de uitvoerende partnerinstellingen vast te leggen in een contract. Hierin kunnen de verwachtingen en verplichtingen met betrekking tot de verantwoording worden meegenomen. Mocca, de centrale aanvrager van Amsterdam, heeft een voorbeeldcontract ter beschikking gesteld.

Hoe komen de coördinatiekosten van partnerinstellingen terug op de verantwoording?

Tot de coördinatiekosten worden gerekend alle personele en materiële kosten die samenhangen met het beheer van de organisatie (overheadlasten). Toewijzing van coördinatiekosten gebeurt lumpsum en is maximaal 7% van de totale lasten. Deze kosten mogen gespecificeerd worden, maar dat hoeft niet.

De coördinatiekosten die toegeschreven kunnen worden aan een activiteit in de klas of op het gebied van deskundigheidsbevordering kunnen worden opgenomen bij de activiteitenlasten en vallen dus niet onder de 7% algemene coördinatie.

In hoeverre kan de centrale aanvrager worden afgerekend op afwijkingen van de oorspronkelijke begroting door partnerinstellingen?

In de verantwoording van de centrale aanvrager moet worden ingegaan op de bijdrage van de (lokale) partner instellingen (indirecte matching). Indien deze afwijkt van de oorspronkelijke begroting, dient dit te worden gemotiveerd. Daarbij dient er rekening mee gehouden te worden dat de totale matchingsbijdrage (direct en indirect) even hoog moet zijn als de bijdrage van het Fonds.

Verantwoording: Controle

Welk controleprotocol is van toepassing?

Wij hanteren het Controleprotocol projectsubsidie in het kader van de Deelregeling Cultuureducatie met Kwaliteit in het primair onderwijs Fonds voor Cultuurparticipatie 2013–2016. Dit protocol is hier te downloaden.

Er zijn veel partijen bij de activiteiten betrokken. Wie ziet erop toe dat de activiteiten daadwerkelijk door al deze partijen worden uitgevoerd?

Het Fonds en de gemeente of provincie hebben alleen een directe subsidierelatie met de centrale aanvrager. Deze is verantwoordelijk voor de verantwoording en de geldstromen.

Communicatie

Op welke uitingen moet ik het logo van het FCP plaatsen?

U wordt verzocht op uw publiciteitsmateriaal, zoals persberichten, catalogi en correspondentie, te vermelden dat de gesubsidieerde activiteit(en) mede mogelijk wordt gemaakt door het Fonds voor Cultuurparticipatie en hierbij ons logo op te nemen. Dit logo en een standaard persbericht zijn te downloaden via onze website onder communicatie.

Overige vragen

Met wie neemt het Fonds contact als het vragen heeft over de plannen van een instelling?

Wanneer het vragen betreft over de uitvoering van de activiteiten dan neemt het Fonds altijd contact op met de centrale aanvrager. Wanneer het gaat over beleidsvraagstukken en bestuurlijke vragen zal het Fonds contact opnemen met de desbetreffende gemeente of provincie. Indien het Fonds vragen heeft voor de deelnemende scholen of samenwerkingspartners dan gaan de vragen altijd via de vaste contactpersoon van de centrale aanvrager. Scholen en/of samenwerkingspartners kunnen aansluiten bij de voortgangsgesprekken, maar alleen indien de centrale aanvrager dit zinvol vindt.

Op welke manier worden scholen in de toekomst geïnformeerd zijn over de regeling?

Fonds voor Cultuurparticipatie, Landelijk Kennisinstituut Cultuureducatie en Amateurkunst en het ministerie van OCW zullen in de komende jaren voortdurend blijven communiceren over het programma Cultuureducatie met kwaliteit. Scholen die op dit moment nog niet bekend zijn met het programma kunnen verwezen worden naar de OCW nieuwsbrief hierover.

Ik loop tegen praktische dingen aan, hoe kan ik kennis hierover uitwisselen met andere instellingen?

Via de LinkedIn groep ‘Cultuureducatie met Kwaliteit’ kunnen vragen gesteld worden aan andere centrale aanvragers en kan kennis uitgewisseld worden.

Welke consequenties heeft de midterm review van de inzet van de middelen uit de prestatiebox?

Op de site van de PO raad staat hierover het volgende: 'Belangrijk ijkpunt in 2013 is een midterm review. Dan wordt gekeken in hoeverre de landelijke afspraken zijn gerealiseerd en hoe (op landelijk niveau) schoolbesturen de middelen uit de prestatiebox hebben gebruikt. De midterm review vindt op macro-niveau plaats. Er worden geen individuele schoolbesturen afgerekend op hun resultaten in 2013. Op basis van de midterm review in 2013 wordt besloten hoe het geld uit de prestatiebox in 2014 en 2015 beschikbaar wordt gesteld. Als blijkt uit de midterm review dat de sector op koers ligt worden de voorwaarden op basis waarvan het budget wordt uitgekeerd niet gewijzigd. Als echter op sectorniveau blijkt dat besturen tegenvallende resultaten boeken of onvoldoende (financiële) inspanningen leveren, worden de aanvullende middelen in de resterende jaren mogelijk onder andere voorwaarden beschikbaar gesteld. De vrijheid voor schoolbesturen wordt dan mogelijk verkleind en de administratieve lasten kunnen toenemen.'

Wie doet wat?

Wat zijn de huidige activiteiten van het Fonds met betrekking tot Cultuureducatie met Kwaliteit?

Het Fonds is uitvoerder van de Matchingsregeling. Nu binnen de matchingsregeling de subsidies zijn toegekend, bestaan de werkzaamheden van het Fonds met name uit het volgen van de activiteiten op de verschillende plekken (monitoring), het toetsen in hoeverre de doelstellingen van de regeling behaald worden en het eventueel daarop bijsturen (evaluatie) en kennisdeling tussen de betrokkenen.

In grote lijnen gaat het om de volgende onderdelen:
 

  •     Relatiebeheer en voortgangsgesprekken
  •     Een analyse van de jaarlijkse verantwoordingen;
  •     Het opstellen van evaluatiecriteria aan de hand waarvan getoetst     kan worden of de regeling effectief is (geweest);
  •     Een tussentijdse evaluatie begin 2015;
  •     Een eindevaluatie in 2016;
  •     Het organiseren van conferenties in juni en december; en
  •     Onderzoek (waar nodig);

 

Wat kunnen deelnemers aan de regeling (de aanvragers) en de gemeenten/provincies van het Fonds verwachten?

Van het Fonds mag verwacht worden dat het:

  • Meedenkt met de deelnemers aan de regeling;
  • Landelijk aandacht en draagvlak genereert voor de regeling en de activiteiten die daaronder vallen;
  • Op de hoogte is van de landelijke ontwikkelingen binnen cultuur(educatie) en onderwijs en waar mogelijk verbindingen legt en partijen met elkaar in contact brengt;
  • Kennisdeling onder en kennisontwikkeling bij de deelnemers aan de regeling faciliteert (ism het LKCA).
Wat verwacht het Fonds van de culturele instelling die de aanvraag gedaan heeft (de centrale aanvrager)?

De centrale aanvragen coördineert de activiteiten die door verschillende partners op verschillende scholen worden uitgevoerd. De centrale aanvrager is het aanspreekpunt van het Fonds: alle communicatie verloopt dan ook via de centrale aanvrager. Het Fonds zal nooit buiten de centrale aanvrager om deelnemende culturele partners of scholen benaderen.

Het Fonds verwacht van de centrale aanvrager dat deze:

  • Goed op de hoogte is van de ontwikkelingen binnen de activiteiten en in de gaten houdt dat de subsidievoorwaarden worden nageleefd;
  • Lokaal/regionaal aandacht en draagvlak genereert voor de regeling en de activiteiten die daaronder vallen;
  • Deelneemt aan de activiteiten die door het Fonds worden georganiseerd in het kader van monitoring, evaluatie en kennisdeling en de achterban hierover informeert;
  • Verbindingen zoekt met andere deelnemers aan de regeling en daarbuiten, zowel lokaal/regionaal als landelijk.
Wat verwacht het Fonds van de gemeenten en provincies die deelnemen aan de regeling?

De gemeenten en provincies en het Fonds zijn partners: ieder draagt 50% van de kosten van de activiteiten bij en ieder is inhoudelijk betrokken. Het Fonds blijft graag met de gemeenten en provincies in gesprek over hoe er zoveel mogelijk draagvlak voor cultuureducatie gevonden kan worden en wat gemeenten en provincies nodig hebben om te kunnen doorontwikkelen.

Het Fonds vraagt daarom van de gemeente/provincie dat deze:

  • Goed op de hoogte is van de ontwikkelingen binnen de activiteiten en het Fonds informeert over de voortgang;
  • Lokaal/regionaal aandacht en draagvlak genereert voor de regeling en de activiteiten die daaronder vallen;
  • Toezicht houdt op de totstandkoming van de matching en het Fonds hierover informeert, met name in de jaarlijkse verantwoording;
  • Deelneemt aan de activiteiten die door het Fonds worden georganiseerd in het kader van monitoring, evaluatie en kennisdeling en de achterban hierover informeert.
  • Verbindingen zoekt, lokaal/regionaal met andere afdelingen binnen de gemeente/provincie, met name de afdeling onderwijs en de Lokale Educatieve Agenda en landelijk met andere
Wat is de rol van de scholen in het lokale traject?

Scholen zijn inhoudelijke en financiële partners van de culturele instellingen. Inhoudelijk dienen de plannen voor de regeling Cultuureducatie met Kwaliteit een verbinding te leggen met de doelen van de prestatiebox. Daarnaast dragen de scholen financieel bij aan de activiteiten. Deze bijdrage komt bovenop de matching uit de gemeente of provincie.

Scholen die samenwerken met culturele instellingen binnen het programma Cultuureducatie met Kwaliteit blijven zelf verantwoordelijk voor de inhoud van cultuureducatie binnen hun curriculum. Het subsidiegeld voor culturele instellingen is bedoeld om scholen te ondersteunen bij het geven van kwalitatief goed cultuuronderwijs, voor samenhang binnen het leergebied kunstzinnige oriëntatie en het bereiken van de kerndoelen voor dit leergebied.

Begrippen en links

Hoe wordt cultuureducatie gedefinieerd?

In het kader van het programma Cultuureducatie met Kwaliteit wordt cultuureducatie gedefinieerd als het onderwijs dat is gericht op het bereiken van de kerndoelen binnen het leergebied kunstzinnige oriëntatie.

Uiteraard is naast deze toespitsing ten behoeve van het programma ook een veel bredere omschrijving te geven. De ruimste omschrijving van cultuureducatie is: alle vormen van educatie waarbij cultuur als doel of als middel wordt ingezet. Cultuureducatie laat mensen kennismaken met kunst- en cultuuruitingen en verdiept het inzicht daarin. Cultuureducatie wordt in de praktijk ook wel gehanteerd als verzamelbegrip voor kunsteducatie, erfgoededucatie en media-educatie. Literatuureducatie wordt daarbij soms nog apart vermeld. In het kader van het programma gaat het echter om de hiervoor gegeven beperkte definitie

Wat zijn de kerndoelen voor het leergebied kunstzinnige oriëntatie?

In het primair onderwijs wordt gewerkt met kerndoelen die worden voorgeschreven door het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschappen. Kerndoelen zijn streefdoelen die aangeven wat leerlingen aan het eind van de basisschool per leergebied moeten kennen en kunnen.

Er zijn 58 kerndoelen, verdeeld over zeven leergebieden. Een van de leergebieden is kunstzinnige oriëntatie. Dit leergebied omvat drie kerndoelen:

54. De leerlingen leren beelden, taal, muziek, spel en beweging te gebruiken, om er gevoelens en ervaringen mee uit te drukken en om er mee te communiceren.

55. De leerlingen leren op eigen werk en dat van anderen te reflecteren.

56. De leerlingen verwerven enige kennis over en krijgen waardering voor aspecten van cultureel erfgoed.

 

Wat is een doorgaande leerlijn?

Door kunst en cultuur aan te bieden vanaf groep 1 t/m groep 8 (en vervolgens tot aan het eindexamen in het voortgezet onderwijs) ontstaat een doorgaande leerlijn cultuur.

Om het onderwijsaanbod voor kunstzinnige oriëntatie over de hele schoolperiode te verdelen, kunnen binnen de kerndoelen tussendoelen benoemd worden die overeenkomen met stappen in de ontwikkeling van kinderen. Een leerlijn is een beredeneerde opbouw van tussendoelen en inhouden naar een einddoel.

Bij het opstellen van een doorgaande leerlijn kunst en cultuur is het van belang

  • per leerjaar uit te werken wat een kind moet kennen en kunnen aan het eind van de schoolperiode;
  • te zorgen dat kunst en cultuur ook een plaats krijgen bij andere dan de cultuurvakken;
  • te zorgen dat er aansluiting is tussen primair en voortgezet onderwijs;
  • te zorgen dat er aansluiting is tussen binnenschoolse en buitenschoolse cultuureducatie;
  • te zorgen voor voldoende uren en middelen om goed opgeleide docenten en (educatief) medewerkers van culturele instellingen in staat te stellen cultuuronderwijs te verzorgen waarmee invulling gegeven wordt aan een doorgaande leerlijn kunst en cultuur.
Wat is de prestatiebox in het onderwijs voor cultuureducatie met kwaliteit?

Periode: 2015-2020
Doel: prestaties van leerlingen, leraren en schoolleiders verbeteren
Via de Prestatiebox Primair Onderwijs ontvangen scholen sinds 2012 jaarlijks een bedrag per leerling, waarvan een deel is bestemd voor cultuureducatie.
In 2015 is de regeling vernieuwd.

Subsidieaanvraag
De school hoeft geen subsidie aan te vragen. Het schoolbestuur ontvangt het subsidiebedrag.

Subsidiebedrag
Voor het schooljaar 2016-2017 krijgen scholen een bedrag van € 11,64 per leerling voor cultuureducatie (dit was € 11,50 in schooljaar 2015-2016).

Verantwoording besteding
Schoolbesturen zijn vrij om zelf te beslissen waaraan zij het geld uit deze regeling besteden. Zij kunnen het geld voor cultuureducatie ook aan andere zaken besteden. Ze zijn wel verplicht om in het jaarverslag en in de jaarrekening te vermelden waaraan zij het geld hebben uitgegeven.

Wat is een BIS-instelling?

BIS-instellingen vallen onder directe ministeriële verantwoordelijkheid en maken deel uit van de Landelijke Culturele Basisinfrastructuur (BIS). Zij ontvangen financiële middelen om te zorgen voor een landelijk gespreid aanbod van culturele voorzieningen. Ook vervullen zij specifieke en cruciale functies die niet of onvoldoende door de markt worden ondersteund. Andere instellingen kunnen afhankelijk van de regelingen voor financiële ondersteuning een aanvraag indienen bij een van de cultuurfondsen.

Zie: Landelijke Culturele Basisinfrastructuur (BIS)

Meest gelezen