Privacy

Het Fonds voor Cultuurparticipatie verwerkt persoonsgegevens in het kader van de behandeling van subsidieaanvragen en voor de uitvoering van zijn doelstelling in het algemeen. Dit stelt eisen aan de bescherming van persoonsgegevens en aan het waarborgen van privacy. Het Fonds is zich hier van bewust en zorgt ervoor dat de privacy gewaarborgd blijft, onder andere door het nemen van maatregelen op het gebied van informatiebeveiliging, dataminimalisatie, transparantie en gebruikerscontrole.

Het Fonds voor Cultuurparticipatie voldoet aan nationale en Europese privacywet- en regelgeving. In deze privacyverklaring geven we aan op welke wijze we hier invulling aan geven.

Wettelijk kader
Het Fonds is verantwoordelijk voor het uitvoeren en handhaven van onder andere de volgende wettelijke kaders:

  • de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG) (deze verordening heeft per 25 mei 2018 de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) vervangen);
  • de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming.

 

Uitgangspunten
Het Fonds gaat op een veilige manier om met persoonsgegevens en respecteert de privacy van betrokkenen. Het Fonds houdt zich hierbij aan de volgende uitgangspunten:

Rechtmatigheid, behoorlijkheid, transparantie
Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Verordening en op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt. Zo voldoen wij aan de wetgeving en aan onze eigen eisen van transparantie.

Grondslag en doelbinding
Het Fonds zorgt ervoor dat persoonsgegevens alleen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doelen en grondslagen worden verzameld en verwerkt.

Dataminimalisatie
Het Fonds verwerkt alleen de persoonsgegevens die minimaal noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel. Het Fonds streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt. Hier letten we bijvoorbeeld op bij het opstellen van een aanvraagformulier.

Bewaartermijn
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig is. Het bewaren van persoonsgegevens kan nodig zijn om de taken van het Fonds goed uit te kunnen oefenen of om wettelijke verplichtingen te kunnen naleven. Zo zijn wij bijvoorbeeld verplicht om aanvragen xx jaar te bewaren.

Integriteit en vertrouwelijkheid
Het Fonds gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens en behandelt deze vertrouwelijk. Zo worden persoonsgegevens alleen verwerkt voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. Daarbij zorgt het Fonds voor passende beveiliging van persoonsgegevens.

Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen, waarbij sprake is van gegevensverwerking van persoonsgegevens, maakt het Fonds afspraken over de eisen waar gegevensuitwisseling aan moet voldoen. Zo hebben wij bijvoorbeeld afspraken met bedrijven die voor ons de hosting van de website verzorgen en met ICT-leveranciers. Het Fonds controleert deze afspraken periodiek.

Subsidiariteit
Voor het bereiken van het doel waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt, wordt de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene zoveel mogelijk beperkt.

Proportionaliteit
De inbreuk op de belangen van de betrokkene mag niet onevenredig zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel.

Rechten van betrokkenen
Het Fonds borgt de rechten van betrokkenen, zoals het recht op inzage en correctie door middel van voor de betrokkenen duidelijke procedures. Zo kunt u bijvoorbeeld inzien welke gegevens wij van u bewaren en deze in sommige gevallen aan laten passen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

  • NAW gegevens: Wij willen graag uw voor-en achternaam weten om u persoonlijk te kunnen aanspreken wanneer wij contact met u hebben. Daarnaast zijn deze gegevens nodig om aanvragers van elkaar te kunnen onderscheiden.
  • E-mailadres: Uw (zakelijke) e-mailadres gebruiken wij om u informatie te geven over uw aanvraag en om de eventueel door u gekozen nieuwsbrieven toe te sturen. Nieuwsbrieven versturen wij via Mailchimp dat gevestigd is in de Verenigde Staten. Hierdoor is het mogelijk dat uw gegevens buiten de EU worden verwerkt.
  • Telefoonnummer: Als wij vragen hebben over uw aanvraag willen wij u graag kunnen bellen.
  • Website gedrag: Om u de beste gebruikerservaring te geven en u zo goed mogelijk te informeren willen wij graag weten hoe onze bezoekers de website gebruiken. Hiervoor wordt een Google Analytics 'cookie' geplaatst, een klein bestandje dat op uw computer wordt opgeslagen. Omdat uw IP-adres en surfgedrag volledig anoniem blijven, heeft de Algemene Verordening Gegevensbescherming bepaald dat deze geplaatst kan worden zonder toestemming. Als u het script van Analytics toch liever helemaal wilt blokkeren dan kunt u een opt-out plugin voor Google Analytics downloaden.
  • Foto- en beeldmateriaal: tijdens evenementen die wij als Fonds organiseren maken wij soms foto’s of filmopnamen. Deze worden gebruikt in de verslaglegging en kunnen terugkomen in bijvoorbeeld nieuwsbrieven, website, social media of drukwerk. Mocht u niet willen dat wij u op de foto zetten geef dit dan aan bij binnenkomst of bij de fotograaf.

 

Register verwerkingsactiviteiten
Elk Fonds beschikt over een register waarin alle processen zijn opgenomen waarin het Fonds met persoonsgegevens werkt. Het register bevat een opgave van het doel waarvoor de gegevens worden verzameld, welke gegevens het betreft, met wie deze kunnen worden gedeeld en hoelang ze worden bewaard. Het register is op afspraak in te zien bij het Fonds voor Cultuurparticipatie.

Inzage en correctie
U kunt via privacy@cultuurparticipatie.nl een verzoek tot inzage en / of correctie indienen bij het Fonds. In de procedure Inzage en correctierecht leest u hoe dit in zijn werk gaat en wat u van ons kunt verwachten. Om te voorkomen dat derden gegevens over u zouden willen inzien dient u uw aanvraag te vergezellen van een kopie van een geldig identiteitsdocument.

Procedure Inzage en correctierecht Fonds voor Cultuurparticipatie.pdf 

 

Toezicht op de verwerking van persoonsgegevens door het Fonds
Het Fonds heeft Adri van der Peet benoemd als functionaris voor gegevensbescherming (FG). De FG houdt toezicht op de wijze waarop het Fonds met uw persoonsgegevens omgaat. U kunt uw vragen over de verwerking van persoonsgegevens stellen via het mailadres: FGFondsen@a3pconsultancy.nl of telefonisch op nummer 06 53268298.